(1)　統括監　七飯町行政組織規則(平成20年規則第22号。以下「行政組織規則」という。)第23条第1項に規定する統括監をいう。

(2)　課長　行政組織規則第24条第1項に規定する課長及び行政組織規則第25条第1項に規定する担当課長をいう。

(3)　参事　行政組織規則第26条第1項に規定する参事をいう。

(4)　課長等　課長及び参事をいう。

(5)　普通文書　親展文書、書留文書及び特別文書以外の文書をいう。

(6)　特別文書　特別送達による文書及び訴訟又は不服申立てに関する文書その他人事などに関する文書で特別の取扱を要する文書をいう。

(7)　現金の添付してある文書　現金又は金券若しくは有価証券の添付してある文書をいう。

(8)　起案　決裁を受けるため事務の処理に関する意思決定の案を記載した文書を作成することをいう。

(9)　起案文書　起案した文書をいう。

(10)　代決　七飯町事務決裁規程(平成21年七飯町訓令第11号。以下「事務決裁規程」という。)第7条に規定する代決をいう。

(11)　供覧　上司の閲覧に供することをいう。

(12)　原議　決裁の終了した起案文書をいう。

(13)　回議　決裁を受けるため、起案文書を順次直属の上司に回付することをいう。

(14)　合議　回議に先立ち、当該事案に関連する事務を所掌する課の意見又は同意を求める必要がある場合において、起案文書又はその写しを当該課に回付することをいう。

(1)　課における文書の収受に関すること。

(2)　公文書の適正な保管及び廃棄に関すること。

(3)　公文書の作成その他文書事務の指示に関すること。

(4)　課で作成した公文書の審査に関すること。

(5)　非常持ち出しを要する公文書の指定に関すること。

(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　公文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(3)　公文書の管理に関する事務の処理の促進、指導及び改善に関すること。

(4)　七飯町情報公開条例(平成12年条例第40号)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく公文書の公開又は保有個人情報の開示等の請求の対象となる公文書の特定に関すること。

(5)　公文書管理規則第10条に規定する文書管理システムの円滑な運用に関すること。

(1)　総務課に備え、総務課長が管理する帳票は、次のとおりとする。

(2)　課に備え、課長が管理する帳票は、次のとおりとする。

(1)　条例、規則、訓令、通達及び告示については、前条に規定する原簿に一連の番号を付して総務課長が処理するものとし、番号の前に町名及び例規文書、令達文書、公示文書の区分を冠し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。

(2)　行政処分書については、前条に規定する番号簿に一連の番号を付して総務課長が処理するものとし、番号の前に「七」の文字、課を表示する記号(別表第1)を冠し、その番号は、会計年度をもって更新する。

(3)　一般文書を施行する場合で、当該文書に文書番号を付して施行する必要がある文書については、前条に規定する文書発送簿に必要事項を登録して処理するものとし、その番号は、会計年度をもって更新し、その登録番号をもって当該文書番号とし、その前に「七」の文字及び前号の例による課を表示する記号を付するものとする。ただし、軽易な文書及び定例的な文書は、これを省略することができる。

(1)　副町長名をもって施行するもの

(2)　統括監名をもって施行するもの

(3)　課長等名をもって施行するもの

(4)　役場名、課名等をもって施行するもの

(1)　文書等のあて名(必要な場合は、開封して確認するものとする。)により当該所管すべき課を判別し、当該文書等の余白欄に受付の日をもって収受印(ひな形)を押印した後、当該所管すべき課に配布するものとする。ただし、あて名が主務課長等の文書は除くものとする。

(2)　書留、配達証明、内容証明、特別送達等による郵便物は、封筒(開封して確認する場合は、封筒及び当該文書)に文書受付印を押し、書留文書受付簿により収受番号を付した後、到着の時刻が権利の得喪又は変更に係るものにあっては収受時刻を併記し、当該文書を所管すべき課又はあて名人に配布し、その者の押印又は署名を徴するものとする。

(1)　主管課が明らかな文書等(特別文書を除く。)は、直ちに当該主管課に転送すること。

(2)　特別文書及び主管課が明らかでない文書等は、直ちに総務課に返付すること。

(1)　重要な文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの

(2)　上級官庁からの通達又は訓令等で重要であると認められるもの

(3)　事務の性質により、その処理に長期の日時を要すると認められるもの

(4)　前各号に掲げるもののほか、特に上司の閲覧が必要であると認められるもの

(1)　収受した文書に係る発送又は既に発送した文書と同一事件に係る発送文の件名は、原則として、収受した文書又は既に発送した文書の件名と同一とすること。

(2)　起案の理由、起案までの経過、関係法令の条項を付記し、関係書類を添付すること。ただし、軽易なもの又は定例に属するものは、これを省略することができる。

(3)　起案に係る事案が重要、異例、秘密又は例規となるものである等その処理に特別の配慮を必要とするものは、その旨を起案文書に記載すること。

(4)　起案の内容が発送を目的とするときは、そのあて先の所在地又は住所を記載すること。この場合において、文書のあて先と封筒のあて先を異にするときは、封筒のあて先及びその所在地又は住所を朱書により併記すること。ただし、これらのあて先が各省庁、北海道庁である場合等その所在地等の明らかなもの又は立案の内容として記載されている場合は、この限りでない。

(5)　起案に係る事案が急を要するものについては、当該文書の上部に「至急」の印を押印するか、又は「至急」と朱書すること。

(1)　起案文書の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けなければならない。

(2)　回議を受けた上司(事務決裁規程に定める決裁権者(以下「決裁者」という。)を除く。)が、起案内容に異議があるときは、回議すべき職員間において協議し意思決定をした上で、再度回議に付すものとする。

(3)　同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。

(1)　課内の他の係に関係のある事案は、関係係長の合議を経て上司の決裁を受けることとする。

(2)　他の課に関係のある事案は、主務課長等の決裁を受けてから、関係課長等の合議を経て上司の決裁を受けることとする。

(3)　他の部局に関係のある事案は、主務課長等の決裁を受けてから、他の部局関係課長等の合議を経るものとする。

(1)　起案文書の決裁区分及び合議先に関すること。

(2)　起案用紙に定められた記載事項の表示に関すること。

(3)　起案文書の文章及び用字・用語に関すること。

(1)　例規文書、令達文書及び公示文書　総務課において原簿に登録する。

(2)　一般文書(軽易なものその他登録を要しないと認められるものを除く。)　主務課において文書発送簿に登録する。

(1)　町の組織内に発する公文書

(2)　書簡文

(3)　法令等の規定により押印する必要のない公文書及び押印を省略することが認められている公文書

(4)　通知及び照会等で同じ内容の文書を多数のものに発する公文書

(5)　押印を省略できると町長が認めた公文書

(6)　その他軽易な公文書

(1)　郵便及び運送便により発送する公文書は、午後2時までに総務課へ提出しなければならない。

(2)　使送により発送する公文書は、総務課と協議し、決められた日時までに提出しなければならない。

(1)　会計年度ごとに区分して整理すること。ただし、これにより難いときは、暦年等により区分することができる。

(2)　原則として簿冊により整理すること。

(3)　事案が2以上の分類にわたる場合は、最も関係の深い分類によること。

(4)　保存期間を異にする公文書であっても、それらの文書が密接な関係があるときは、一連の公文書として整理することができる。

(5)　簿冊は、背表紙を用いて成冊し、文書目録を付けること。ただし、所定の台帳等で背表紙の必要のないものにあっては背表紙を、公文書管理規則別表に定める保存期間が1年以下のもの及び同一の帳票のみで成冊されたものにあっては文書目録をそれぞれ省略することができる。

(1)　未処理文書は、一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(2)　完結文書は、所定の保管庫等に収納し、次条に定める手続を取るまでの間適切に保管しなければならない。