○七飯町公文書管理規則
平成21年8月6日
規則第19号
(趣旨)
第1条 この規則は、法令その他別に定めがあるもののほか、本町における公文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他公文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 本庁 七飯町行政組織規則(平成20年規則第22号。以下「行政組織規則」という。)第2条第2項に規定する本庁をいう。
(2) 出先機関 行政組織規則第2条第3項に規定する出先機関をいう。
(3) 公文書 本庁及び出先機関(以下「本庁等」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができる方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、町が保有するものをいう。
(5) 課長等 課長、担当課長及び参事をいう。
(6) 文書統括課長 総務課長をいう。
(7) 決裁 七飯町事務決裁規程(平成21年訓令第11号)の定めるところにより町長又は専決権限を有する者がその権限の属する事務について最終的にその意思を決定することをいう。
(公文書管理の原則)
第3条 公文書は、事務を正確かつ迅速に処理するため、その所在及び処理状況を常に明らかにし、その性質に応じて適正に管理しなければならない。
(公文書の管理体制)
第4条 文書統括課長は、公文書の管理に関する事務を統括し、公文書の管理が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び監督を行い、並びに課等の公文書の管理について必要な指導及び調整を行う。
2 課長等は、この規則の定めるところにより、その所管する公文書について迅速な処理及び適正な管理を行い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
3 課等の公文書の管理に関する事務について必要な指導を行うため、課等に文書取扱主任を置く。
(分類)
第5条 公文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、整理しなければならない。
(作成)
第6条 事務の処理に当たっては、特に軽易なものを除き、公文書を作成するものとする。
2 事務の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、口頭により決裁を受けて処理するものとし、事後速やかに公文書を作成しなければならない。
(保存期間)
第7条 公文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、次のとおり5種に分類し、別表のとおりとする。
第1種 永久保存 永久に保存する必要のある文書
第2種 10年保存 第1種以外の重要な文書
第3種 5年保存 3年保存で破棄するのを適当としない文書
第4種 3年保存 1年保存で破棄するのを適当としない文書
第5種 1年保存 第1種から第4種まで以外の軽易な文書
2 課長等は、公文書の保存期間が前項により難いと認めるときは、文書統括課長の承認を得て、当該公文書の保存期間を別に定めることができる。
3 前2項の保存期間は、当該事務の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日(保存期間が1年未満の公文書にあっては、当該公文書を作成し、又は取得した日)から起算する。ただし、公文書の性質等により特に定める日から起算する場合は、この限りでない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの日
(2) 現に係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟が完結するまでの日
(3) 現に係属している不服申立てに関係するもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年を経過するまでの日
(4) 七飯町情報公開条例(平成12年条例第40号。以下「情報公開条例」という。)第5条の規定による公開請求があったもの 情報公開条例第11条の規定による決定の日の翌日から起算して1年を経過するまでの日
(5) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第76条第2項に規定する開示請求、同法第90条第2項に規定する訂正請求及び同法第98条第2項に規定する利用停止請求があったもの 同法第78条第1項第4号に規定する開示決定等、同法第94条第1項に規定する訂正決定等又は同法第102条第1項に規定する利用停止決定等の日の翌日から起算して1年を経過するまでの日
(6) 前各号に掲げるもののほか、事務処理上保存期間の延長を必要とするもの 当該事務の処理に必要であると課長等が認めるまでの日
(保存)
第8条 公文書は、その保存期間が満了するまで、所定の文書庫、保管庫等において適正に保存されなければならない。
(廃棄)
第9条 文書統括課長及び課長等は、その保存する公文書の保存期間が満了したときは、当該公文書を遅滞なく廃棄しなければならない。
2 課長等は前項の規定にかかわらず、その保存する公文書を当該保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、文書統括課長の承認を得て、当該文書を廃棄することができる。
(文書管理システムによる処理)
第10条 文書統括課長及び課長等は、公文書の収受、発送、目録の作成等の公文書の管理に関する事務を文書管理システム(公文書の収受、管理等を一元的に電算処理するための庁内ネットワークシステムで総務課が所管するものをいう。)により行うものとする。
(委任)
第11条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この規則は、平成21年9月1日から施行する。
附則(平成26年9月29日規則第13号抄)
(施行期日)
1 この規則は、平成26年10月1日から施行する。
附則(令和4年6月30日規則第6号抄)
(施行期日)
1 この規則は、令和4年7月1日から施行する。
附則(令和5年3月23日規則第10号)
この規則は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
別表(第7条関係)
公文書の保存期間
区分 | 保存年限 | 公文書の種類 |
第1種 | 永久 | 1 町議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、行政処分の原議及び関係書類 3 町広報 4 進退、賞罰、身分等の人事に関するもの 5 褒賞に関する文書 6 不服申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要なもの 7 事務の引継ぎに関する重要なもの 8 財産及び町債に関するもの 9 町税及び国民健康保険税の徴収に関する重要なもの 10 総合計画、都市計画及びその他の計画に関する重要なもの 11 寄附の受納に関する重要なもの 12 調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの 13 工事に関する重要なもの 14 認可、許可又は契約に関する特に重要なもの 15 原簿、台帳で特に重要なもの 16 予算、決算及び出納に関する重要なもの 17 不動産の取得、管理及び処分等に関する重要なもの 18 町の廃置分合、境界変更及び名称変更等に関するもの 19 その他永久保存の必要があると認められるもの |
第2種 | 10年 | 1 議会に関するもの 2 国又は道の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 3 租税その他各種公課に関するもの 4 補助金に関する重要なもの 5 陳情又は要望に関する重要なもの 6 寄附の受納に関するもの 7 調査、統計、報告及び証明等で重要なもの 8 認可、許可又は契約に関する重要なもの 9 原簿、台帳で重要なもの 10 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 11 選挙に関する重要な文書 12 動産の取得、管理、処分等に関するもの 13 物品の管理に関するもの 14 その他10年の保存の必要があると認められるもの |
第3種 | 5年 | 1 補助金に関するもの 2 給与に関するもの 3 調査、統計、報告及び証明等に関するもの 4 工事又は物品に関するもの 5 認可、許可又は契約に関するもの 6 原簿、台帳 7 文書の発収に関するもの 8 出勤簿、旅行命令、時間外勤務命令及び休暇願等職員の勤務の実態を証するもの 9 業務日誌、車両運行日誌及び当直日誌 10 その他5年保存の必要があると認められるもの |
第4種 | 3年 | 1 各種統計、諸報告及び資料等で調査又は使用済の文書 2 各種委員会及び協議会に関する文書 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 その他3年の保存の必要があると認められる文書 |
第5種 | 1年 | 1 軽易な文書 2 その他1年の保存の必要があると認められる文書 |